Frau im Büro mit Computer Maus
Bild: Erwin Wodicka / wodicka@aon.at

10 goldene Regeln für den E-Mail-Verkehr

Von Daniela Ullrich

Das Verfassen einer E-Mail gehört für die meisten Menschen zur täglichen Routine. Und doch werden nirgends so viele Fehler gemacht wie bei der elektronischen Korrespondenz.

Knigge Expertin Dagmar Daxecker gibt wertvolle Tipps, damit Sie nie wieder in ein E-Mail-Fettnäpfchen treten.

Regel Nummer 1: Immer auf die korrekte Schreibweise der Namen achten

Regel Nummer 2: Achten Sie auf die korrekte Anrede, dies ist oft ein heikles Thema:
Am persönlichsten gestaltet man die Anrede, wenn man den Namen des Empfängers kennt, oder diesen in Erfahrung bringt. „Sehr geehrte Frau…“ / „Sehr geehrter Herr…“
Besonders bei Bewerbungen ist es sinnvoll, den Ansprechpartner zu ermitteln und entsprechend persönlich anzusprechen.
Möchte man in der Anrede mehrere Personen mit Namen ansprechen, so beginnt man mit der ranghöchsten Person.
Wenn man den oder die Empfänger nicht kennt, oder es sich um mehrere Damen und Herren handelt: „Sehr geehrte Damen und Herren“. "Diese Anreden sind zwar unpersönlich und eher langweilig, aber man macht zumindest nichts falsch", sagt Die Expertin.

Regel Nummer 3: Betreffzeile inhaltskonform ausfüllen.
So können Mails später schnell wiedergefunden werden.

Regel Nummer 4: Unnötige CC vermeiden und E-Mails nicht unnötig weiterleiten.
"Vor dem Versenden überlegen, welche CC an welche Personen notwendig sind. Viele Menschen werden von E-Mails geradezu überschwemmt", sagt Dagmar Daxecker.

Regel Nummer 5: Abkürzungen vermeiden
„S.g.D.u.H.“; „MfG“, "FYI" Der Empfänger nimmt bewusst oder auch unterbewusst war, dass sich der Absender keine Zeit nimmt. (Wertschätzung)

Regel Nummer 6: Positiv formulieren

Regel Nummer 7: Knappe und präzise Sätze

Regel Nummer 8: Keine vertraulichen Informationen per E-Mail senden

Regel Nummer 9: Nicht für jeden Anlass eignen sich Mails (Bsp.: Kondolieren)

Regel Nummer 10: Antwortzeit einhalten.
In 48 Stunden bzw. in zwei Werktagen. Können Sie eine Anfrage in dieser Zeit nicht beantworten, sollte zumindest eine Information bezüglich des Eingangs der Mail erfolgen.
 

Zur Person Dagmar Daxecker:
Nach ihrem Studium Wirtschaftsingenieurwesen in Deutschland und Südafrika war die Oberösterreicherin zunächst in einem internationalen Konzern tätig. Seit 2013 ist Dagmar Daxecker als Vorsitzende der Österreichischen Knigge Gesellschaft sowie Vorstandsmitglied der Deutschen Knigge Gesellschaft.
Als zertifizierte Knigge Trainerin und Trainerin für Business Etikette und Umgangsformen hält Daxecker Seminare in Unternehmen, Schulen oder Vereinen ab.

 

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