Datenschutzgesetz: Was Bewerber und Personalberater bedenken sollten
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Datenschutz: Was Bewerber und Personalberater bedenken sollten

Von Susanna Sailer

Ab Mai gilt eine neue Gesetzgebung, die den Bewerbungsprozess bürokratischer macht.

Ein interessantes Anschreiben, ein überzeugender Lebenslauf, aber leider eignet sich der Bewerber nicht für die ausgeschriebenen Stelle. Personalberater und HR-Verantwortliche speichern die Daten dieser Kandidaten meist, denn vielleicht passt das Bewerberprofil einmal für einen anderen Job. Ab 25. Mai geht das nicht mehr so einfach. Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) setzt so manchen Riegel vor, etwa auch das Recht einer Person auf "Vergessenwerden" (Kommentar dazu hier).

Datenschutz stellt das berechtigte Schutzinteresse natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten in den Mittelpunkt. "Mit der DSVGO wird die Rechtssicherheit für Bewerber noch steigen", sagt Trescon-Geschäftsführer Bernhard Winkler. "Die Bewerbenden müssen entscheiden, ob ihre Daten nur für ein aktuelles Projekt gespeichert werden oder ob sie einverstanden sind, über einen längeren Zeitraum in Evidenz zu bleiben."

Martin Mayer, Geschäftsführer der Personalberatung Iventa: "Der Bewerbungsprozess wird bürokratischer." Er gehe davon aus, dass kein Unternehmen mehr eine Bewerbung akzeptieren werde, ohne vorher eine Einverständniserklärung abzuverlangen.

Umgekehrt werden ehemalige Bewerber vermehrt Ansuchen auf Datenlöschung stellen. Mayer: "Wenn das jemand möchte, verlangen wir die Kopie eines amtlichen Lichtbildausweises als Beweis, dass es sich um die richtige Person handelt."

Kandidaten-Pools schrumpfen

Große Personalberatungen sind derzeit dabei, ihre Kandidaten-Pools zu durchforsten. Jener von epunkt enthält die Daten von 200.000 Personen. "Die Daten von Kandidaten, über die wir wenig wissen und mit denen wir längere Zeit keinen Kontakt hatten, löschen wir", sagt Alexander Dressler von epunkt. Jene Personen, mit denen Kontakt besteht – das sind 30 bis 40 Prozent der Pool-Kandidaten – will Dressler mit einer Mailing-Kampagne erreichen und so die Einwilligung einholen. "Ein Klick, ein Hakerl – und die Person bleibt gespeichert." Ähnlich geht Trescon vor. Winkler rechnet, dass die Hälfte des Datenbestandes von derzeit 40.000 Personen erhalten bleiben wird.

Das Einhalten der Datenschutzverordnung erfordere von den großen Personalberatungen viel technischen und organisatorischen Aufwand. Trescon hat einen virtuellen Speicher (Cloud) eingerichtet und ermöglicht seinem Firmenkunden die Einsicht in Bewerbungsunterlagen auf diese Weise. Will dieser die Daten speichern, wird erst das Einverständnis des Kandidaten eingeholt.

Kleinen Personalberatungen fehlen dazu vielfach die Ressourcen. Die Gefahr, dass Drei- bis Vier-Personen-Büros die Luft ausgehen könnte, sei gegeben, meint Mayer.

Unternehmensberater Robert Kastler aus Kremsmünster führt mit Ehefrau Tanja ein solches Unternehmen. Er sieht jedoch mit der DSVGO kein großes Problem auf sie zukommen. "Digitale Daten werden bei uns nach Beendigung des Bewerbungsprozesses vernichtet und Ordner mit den ausgedruckten Bewerbungen von weiterhin für uns interessanten Kandidaten legen wir mit deren Einverständnis in Ordnern ab, die wir gesichert aufbewahren."