Bild: colourbox.de // "Ich bin dann mal weg..."

6 Tipps für eine gelungene Abwesenheitsnotiz

Von Daniela Ullrich

„Ich bin nicht da“ – Sommerzeit ist Abwesenheitsnotiz-Zeit, die klug formuliert sein sollte.

Nur noch die Abwesenheitsnotiz formulieren und dann Urlaub! Aber was schreiben? Nicht selten wird die automatische E-Mail-Antwort auf den letzten Drücker eingetippt – ohne lange darüber nachzudenken, welcher Ton angemessen und welche Infos wichtig sind. Dabei ist eine Abwesenheitsnotiz wie eine Visitenkarte für das Unternehmen. Ist sie gut geschrieben, fühlen sich Kunden und Dienstleister gut aufgehoben, obwohl sie ihr Anliegen nicht sofort und wie gewohnt platzieren können.

6 Tipps für eine gelungene Abwesenheitsnotiz:

Betreff: Klassisch wird in den Betreff „Abwesenheitsnotiz“ geschrieben. Aber Vorsicht, diese E-Mail landet auch schnell im Spam. Das sollte besser vorher getestet werden. Alternativ kann auch „Vielen Dank“ oder „Ich bitte um etwas Geduld“ im Betreff stehen.

Anrede: Je nach Leserkreis formell oder etwas persönlicher

Dank: Sprechen Sie den Absender persönlich an, damit er sich wertgeschätzt fühlt

Abwesenheit: Kommunizieren Sie klar, wann Sie wieder erreichbar sind. Das ist positiver formuliert als der Satz „Ich bin bis zum 12. August nicht im Hause“.

Alternativen: Werden die E-Mails automatisch weitergeleitet oder gelesen? Wenn nicht, wen kann der Absender in dringenden Fällen erreichen? Geben Sie Ihrem Kontakt neue Optionen.

Internationalität: Wenn Sie häufig mit Geschäftspartnern und Kunden aus dem Ausland zu tun haben, sollten Sie nicht vergessen, Ihre Abwesenheitsnotiz auch in anderen Sprachen zu verfassen. (Beispiele finden Sie weiter unten.)