Eintrag im Kalender: Urlaub
Bild: Erwin Wodicka // Urlaub bedeutet für Selbstständige genaue Planung

Die Urlaubs-Checkliste für Unternehmer

Von Daniela Ullrich

So verreisen Sie entspannt: Mit der richtigen Planung kommt dann auch die Ferienstimmung auf.

Gerade in den ersten Jahren eines Unternehmens ist es für Selbstständige schwer, sich von der Arbeit zurückzuziehen und in den Urlaub zu fahren. Zeit ist schließlich Geld und jeder Auftrag sichert den Fortbestand des Unternehmens. Für die Gesundheit und Leistungsfähig ist es aber wichtig, sich dennoch Zeit zu nehmen, um die Batterien wieder aufzuladen.
Wie es gelingt die Arbeit daheim zu lassen, um auch wirklich abschalten zu können, hat Jürgen Tarbauer, Vorsitzender der Jungen Wirtschaft Wien und selbst Unternehmer, in einer Urlaubs-Checkliste für Jungunternehmer vorbereitet:

  • Zeit hat man nicht, Zeit nimmt man sich

Weniger ein Tipp und mehr ein Aufruf, umzudenken. Einer der Vorteile und auch für viele ein Grund, selbstständig zu werden, ist, sein eigener Chef zu sein. Doch die Freiheiten, die damit verbunden sind, nehmen viel zu wenige wahr. „Als Unternehmer hat man nie Zeit, wenn man sich diese nicht nimmt“, weiß Tarbauer, selbst Unternehmer, nur zu gut. Zudem verleite der innere Antrieb und die Leidenschaft oft dazu, sich voll und ganz dem Unternehmen zu widmen. „Auch wenn es Spaß macht, braucht unser Körper auch eine Auszeit“, so der JWW-Vorsitzende. Urlaub fängt somit im Kopf an. 

  • Anstehende To-Dos planen und verteilen

Die Basis eines jeden erholsamen Urlaubs ist eine gute Planung. Reisen über mehrere Tage bzw. Wochen sollten idealerweise schon langfristig festgelegt und somit auch in der Jahresplanung berücksichtigt werden. Aber auch kurzfristige Trips sind durchaus möglich. Hier hilft ein umfassender Überblick und ein gutes Aufgabenmanagement. Welche Aufgaben, Zahlungen und Fristen stehen an und welche davon sind dringend und somit vor dem Urlaub zu erledigen? Eine To-Do-Liste inklusive Priorisierung ist hierfür ein altbewährtes Instrument.

  • Eine passende Vertretung suchen und finden

Eine gut vorbereitete Urlaubsvertretung nimmt viele Sorgen ab. Achten Sie daher darauf, dass Sie alle Aufgaben, die zu erledigen sind, in Ruhe mit der Vertretung Ihrer Wahl durchgehen. Besprechen Sie auch möglichst alle Eventualitäten, wie eine dringende Kundenanfrage. „Legen Sie einen Handlungsspielraum für Ihre Vertretung fest und definieren Sie Situationen, in denen Sie doch lieber kontaktiert werden wollen. Umso ausführlicher die Übergabe und umso klarer die Kompetenzen, desto problemfreier verläuft Ihre Abwesenheit“, rät Tarbauer. Für EPU ohne Mitarbeiter ist es schon etwas kniffliger, es gibt aber auch hier Möglichkeiten. Die Wirtschaftskammer bietet beispielsweise gezielt für EPU eine Büroservice-Plattform an, auf der professionelle Vertretungen zu finden sind. Sollte ein reiner Büroservice nicht genügen, weil Sie z. B. für dringende Support-Anfragen Ihrer Kunden zur Verfügung stehen müssen, dann sind Urlaubskooperationen eine interessante Möglichkeit. Suchen Sie ein vertrauenswürdiges Partnerunternehmen aus Ihrer Branche, das Ihren Kunden während Ihres Urlaubs bei Bedarf servicieren kann. Sie wiederum vertreten dieses Unternehmen während dessen Urlaubszeit. Die Kunden beider Unternehmen bleiben zufrieden und Sie und Ihr Partner pushen sich dadurch gegenseitig.

  • Über die Abwesenheit informieren

Auch wenn Sie eine Vertretung haben, sollten Sie besonders wichtige Stammkunden und Partner, mit denen Sie aktuell in Verhandlungen oder gemeinsamen Projekten stecken, über Ihre Abwesenheit informieren. So entlasten Sie nicht nur Ihre Vertretung, sondern zeigen auch Wertschätzung gegenüber den Kunden und Partnern. „Als Selbsständiger muss man nicht immer da sein. Jeder hat Verständnis dafür, als Unternehmer oder Unternehmerin für ein paar Tage auch einmal nicht erreichbar zu ist“, so Tarbauer. Bevor man das Büro dann endlich verlässt, sollte noch eine Abwesenheitsnotiz im Mail-Client eingestellt sein. Achten Sie dabei auf eine freundliche, aber kurze Nachricht. Es reicht zu schreiben, dass Sie für einige Tage nicht erreichbar sind und sich gerne danach um die Anliegen kümmern. Für wichtige Anfragen sollten Sie auf Ihre Vertretung verweisen und im Mail-Programm eine automatische Weiterleitung einrichten. Und: auch die Mobilbox nicht vergessen. Sorgen Sie auch dafür, dass der Zeitpunkt Ihrer Rückkehr klar ersichtlich ist, damit Ihre Kunden wissen, ab wann Sie wieder für Sie zur Verfügung stehen.

  • Die Erreichbarkeit im Urlaub klären

Sich ganz vom Unternehmen abzukapseln ist jedoch nicht immer möglich. Eine gewisse Erreichbarkeit muss in den meisten Fällen gewährleistet werden. Klären Sie dazu vorab die Voraussetzungen wie Internetzugang und Roamingkosten ab und informieren Sie Ihre Vertretung über die Kontaktmöglichkeiten. Um den Erholungsfaktor im Urlaub aber nicht zu trüben, sollten Sie auch für sich selbst klare Regeln festlegen. So können Sie sich einen fixen Zeitraum im Urlaub einplanen, in welchem Sie das Handy einschalten und erreichbar sind sowie Sie diverse E-Mails abarbeiten. 

  • Networking nicht vergessen

 

Trotz Freizeit kann Ihr Unternehmen dennoch von Ihrem Urlaub profitieren. Schließlich eignen sich auch Reisen ideal fürs Netzwerken, ergeben sich doch einige Möglichkeiten dazu. Zum einen, um neue Kontakte zu knüpfen. Tauschen Sie sich mit anderen Reisenden sowie mit Einheimischen aus. Im Flugzeug, im Hotel, am Strand oder am Abend in einem Restaurant – Kontaktpunkte gibt es viele. Dabei sollte das Geschäftliche nicht im Vordergrund stehen, schließlich sind Sie ja im Urlaub. Neue Kontakte können jedoch später durchaus für Ihr Business von Interesse sein. Zum anderen können Sie auch den Kontakt zu guten Stammkunden oder Geschäftspartnern pflegen, in dem Sie Ihnen Urlaubsgrüße schicken. Mit einer zuvor erstellten Verteiler-Liste ist das in wenigen Minuten geschehen, der Effekt jedoch sehr groß. Aber: Achten Sie auf ein in Ihrer Branche angemessenes Verhalten. Fotos mit zu viel Haut oder Alkohol sollten vermieden werden. Am besten ein Foto einer örtlichen Sehenswürdigkeit oder der Landschaft mit einem netten Gruß.